2009/04/07

經濟不景氣中圖書館的生還術

2009.4.1的Library Journal 封面主題是 Survivor! (生還者)(如下圖),在全球經濟不景氣下,許多圖書館的預算被刪減,產生不少人人自危的景況。在此經濟困窘的時期,圖書館如何求生、又能做些什麼呢? LJ這期中有 Susan Carol Curzon 的文章 -- Survivor: The Library Edition: Director-to-director guidance on how to cope with more budget shortfalls (圖書館版的生還術:圖書館管理者克服預算短缺的指引) ,她提到13個要點:




1. 不要停止對外推展的工作 Never stop outreaching
讓圖書館被看得見、被新聞提到、讓讀者或社區民眾來講述你(圖書館)的故事、繼續加強與其他人的結盟關係…

2. 和讀者交談 Talk to the users
調查讀者的想法及需求,這有三個好處:1)幫助我們了解什麼(服務)可刪、什麼必需保留;2)是很好的公關(PR)作法,讓讀者看到自己的意見(input)有影響力;3)讀者所說的話是很有力的行銷工具,可用來保護你的預算。

3. 作環境掃瞄 Scan the environment
了解母機構的預算情形、官員所說的話及其含意、他們所持的優先順序及面臨的挑戰,作好因應各種情況的準備方案,記住:捷足者先登、剩下的才輪到等待者。

4. 反駁種種迷思 Counter the myths
對圖書館不甚了解的人可能會說出令人難以置信的言論:“所有東西都在Internet上了”、“沒有人再去使用圖書館了”…。這些迷思會有傷害性,會形成人們潛在的預設(假設),甚至導致圖書館的預算被砍。你必需去挑戰這些迷思、用讀者般的話語(不是館員說話的方式)去澄清及有力的說服。

5. 注意空間的掠奪者 Watch out for space hunters
在預算縮減浪潮下,留意其他單位對圖書館空間的覬覦。將閒置空間作適當規劃利用(供服務、館藏或讀者之用)。如果無法避免空間的喪失,儘量讓它是短期而非永久的喪失,同時應強烈表明:這樣將會永遠傷及圖書館所提供的服務;如無法辯駁,則用出租或出售方式來取得一些收益。

6. 了解員工的情緒 Recognize the different emotions
在預算被刪減的情勢下,可能館內人心惶惶。情緒會影響到工作,因此主管應聆聽員工的心聲、了解他們的情緒。

7. 回答員工的問題 Answer the question
員工都擔心及想知道自己是否仍被雇用,這是很難回答的問題,但至少要讓員工知道:管理當局已了解他們所憂慮的問題。另,儘可能維持住現有的員工(不裁員)。

8. 加強管理、提高效率 Run a tight ship
所謂「時間就是金錢」。檢視現有工作流程是否緊湊,空檔時間要善加運用,如:閱覽服務館員有空檔時間便可幫忙做抄錄編目(copy cataloging),這樣可提高館員工作效率,也可讓他們學到新東西、為將來增加更多機會。在經濟危機當兒,我們也許應向小館學習 -- 他們的館員要做很多種類的工作(非專精分工的形態)。

9. 重點放在規劃 Focus on planning
重新回到基本點去檢視一些問題、重新察看圖書館,這會讓我們有新的想法。的確,惡劣的環境迫使我們更清楚定出(事情的)優先順序。無論經濟環境如何不好,重要的是圖書館要有計畫的往前行進,要不停地問:我們能達到的目標是什麼?經由規劃我們能建構什麼?

10. 持續注意經費財源 Keep looking at the dollars
有時單筆經費較長期性經費容易取得,那就考慮預付訂閱(subscriptions)的費用;別猶豫去和廠商議價。在館內推行節約、請員工提議有哪些省錢的方法。

11. 平衡/公平的作法 Level the playing field
老闆與員工一起共體時艱,管理者與員工有相同的境遇,不獨厚管理者。

12. 問嚴峻的問題 Ask the tough questions
自問:只有圖書館經費被砍?經費不足造成了圖書館的服務縮減?社區民眾並不特別關心這事?…如果答案是肯定的,你要再自問更嚴峻的問題:圖書館一直提供很好的服務嗎?圖書館一直與使用者密切相關嗎?…坦誠面對缺失並開始改變方向。

13.保持振作不懈 Keep your spirits up
若你已竭盡所能,但經費仍被砍,憂慮消極也無濟於事。我們必須將焦點放在使命(mission)、未來、及我們能做些什麼(而非我們不能做什麼)上面。正如W. G. Bennis 所說:領導者將目光放在地平線,而非底線上(Leaders keep their eyes on the horizon, not just on the bottom line)。

註:Susan Carol Curzon 曾於2003年世界經濟不景氣時撰寫過一篇文章:
Budget Shortfalls: A survival guide to making the best choices when bad economic times mean cuts at your library(Library Journal 2003/5/15);現在(2009/4/1)這篇文章是補充2003年文章提到的要點。

[相關資料](20090408 08:30補充)
●ALA's Advocating in a Tough Economy Toolkit (美國圖書館學會網頁上的“經濟困難時期的參考資料集”)
金融海嘯對圖書館的影響 (台灣圖資論壇上的討論)

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